Enrichir son CRM avec le SIREN : le guide Ostrata pour PME

Ouvrez la liste des comptes dans la plupart des CRM pour PME et vous constaterez les mêmes problèmes : « Durand SAS » et « DURAND » sous forme de deux fiches distinctes, un siège social déménagé depuis deux ans, aucune forme juridique, aucun code NAF, et personne pour confirmer l'identité du directeur général. Les commerciaux corrigent les fiches au cas par cas quand ils en ont le temps, c'est-à-dire rarement. Pour les équipes B2B en France, enrichir son CRM avec le SIREN résout la plupart de ces problèmes à la source : vous associez le numéro SIREN officiel à chaque compte et laissez les registres publics renseigner les données légales, au lieu de tout saisir à la main.

Ce guide explique comment mettre en place cette démarche dans Ostrata, le CRM pour PME piloté par IA, grâce à son intégration native avec les registres français. L'entreprise donnée en exemple est un cas illustratif et non un témoignage client : un distributeur de fournitures industrielles de douze personnes près de Lyon, avec environ 1 500 fiches entreprises importées depuis des fichiers Excel et une équipe commerciale qui vend uniquement à des entreprises françaises.

Enrichir son CRM : pourquoi tout commence par le SIREN

Chaque unité légale française possède un SIREN. Selon la définition du numéro SIREN par l'INSEE, il s'agit d'un identifiant à neuf chiffres, attribué une seule fois et jamais réutilisé, même après la disparition de l'entreprise. Chaque établissement de cette entreprise (siège, établissements secondaires, dépôts) dispose de son propre numéro SIRET à 14 chiffres : le SIREN suivi d'un numéro interne de classement (NIC) à cinq chiffres.

Le SIREN constitue ainsi la clé la plus fiable à rattacher à un compte :

• Il est unique. Deux fiches portant le même SIREN désignent la même entité juridique, quelle que soit leur orthographe.
• Il est stable. Les raisons sociales, adresses et dirigeants évoluent ; le SIREN reste inchangé.
• Il donne accès à l'open data. L'État publie des données d'entreprises interrogeables gratuitement à partir du SIREN.

La source publique principale est l'API Recherche d'entreprises, référencée sur data.gouv.fr en accès totalement ouvert, avec l'INSEE et l'INPI comme partenaires. Elle renvoie les raisons sociales, numéros SIREN, SIRET et codes NAF, et permet la recherche par nom, adresse ou dirigeant.

Les données récupérées par l'intégration registre français d'Ostrata

La page de la fonctionnalité registre français d'Ostrata (en anglais) décrit trois sources, chacune avec un rôle précis :

• INSEE (recherche-entreprises) : SIREN, adresse officielle, forme juridique, code NAF et liste des dirigeants.
• BODACC : annonces légales officielles, stockées dans le CRM comme événements en attente jusqu'à leur validation.
• VIES : vérification du numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant.

Le schéma du CRM reçoit les champs correspondants : SIREN, SIRET, legal_form, un indicateur bodacc_alert pour les annonces à vérifier, et contact_source = registry pour les contacts créés depuis le registre.

Trois limites à connaître avant de commencer :

• Entreprises françaises uniquement. Les clients étrangers gardent une saisie manuelle ou une autre source.
• La recherche par nom peut renvoyer plusieurs résultats. Quelqu'un doit choisir la bonne entité ; un SIREN connu évite la question.
• Rien ne se déclenche tout seul. Le centre d'aide précise qu'aucun enrichissement automatique n'a lieu sans qu'un utilisateur le choisisse.

Étape par étape : enrichir vos fiches entreprises dans Ostrata

Les étapes ci-dessous suivent le cas d'usage d'enrichissement des fiches entreprises et le centre d'aide Ostrata (en anglais).

1. Activez l'intégration. Un administrateur de l'espace de travail ouvre Setup → Integrations → French registry. L'intégration est désactivée par défaut dans les nouveaux espaces, et les membres voient un message s'ils tentent un enrichissement tant qu'elle est inactive. BODACC et VIES deviennent disponibles dès son activation.
2. Commencez par les comptes que vous connaissez. Dans Operations, demandez à Pilot en français ou en anglais, par exemple : « Enrichis Durand SAS avec le SIREN » suivi des neuf chiffres figurant sur la facture ou le devis du client. Avec un SIREN connu, il n'y a rien à départager.
3. Recherchez par nom si le SIREN manque. Demandez à Pilot de chercher la raison sociale dans le registre. Si plusieurs entités remontent, choisissez celle dont la ville et l'activité correspondent. Sur mobile, la même démarche fonctionne dans Telegram.
4. Examinez les écarts en attente. Lorsqu'un champ a été modifié à la main dans le CRM, Ostrata ne l'écrase pas. Il affiche un écart en attente : vous validez les groupes de champs souhaités venant de l'INSEE, ou vous ignorez la suggestion.
5. Utilisez le bouton Enrich pour les corrections ponctuelles. Dans les Standard views, ouvrez une fiche entreprise et cliquez sur Enrich dans la barre latérale. La recherche utilise le nom déjà présent sur la fiche. Choisissez le résultat et confirmez : ce mode écrase les champs liés au registre qui ont déjà une valeur, à utiliser donc quand vous faites davantage confiance au registre qu'à la fiche.
6. Laissez les champs IA se recalculer. Après un enrichissement réussi, les champs IA de synthèse et de score de l'entreprise sont recalculés, pour qu'une segmentation ou un score de priorité reflète les nouvelles données légales.

Qui intervient, en pratique :

• Administrateurs : activent l'intégration une fois et tiennent à jour les droits sur les Companies. Tout membre ayant le droit de modifier les Companies peut ensuite enrichir.
• Commerciaux : enrichissent les comptes qu'ils suivent, depuis Operations, la barre latérale de la fiche ou Telegram.
• Sales ops : examinent les écarts en attente sur les comptes les plus importants, pour qu'aucune correction manuelle ne soit perdue.

Transformer les dirigeants du registre en contacts, avec méthode

Pilot liste les dirigeants renvoyés par le registre, et vous choisissez ceux à importer comme contacts liés à l'entreprise. Selon la documentation d'Ostrata, les personnes physiques sont séparées en prénom et nom, les personnes morales gardent leur dénomination complète, et chaque contact importé porte son rôle issu du registre.

Deux règles pour garder des données propres :

• Ni e-mail ni téléphone. Les contacts issus du registre ne comportent jamais de coordonnées. Traitez-les comme une cartographie des décideurs, puis complétez-les au fil de vos échanges avec le client.
• N'importez que l'utile. Une holding avec dix dirigeants n'a pas besoin de dix contacts. Dans notre scénario, l'équipe importe le directeur général et le directeur financier pour les comptes au-dessus d'un seuil de chiffre d'affaires défini, et personne d'autre.

Une donnée personnelle reste une donnée personnelle, même issue d'un registre public : documentez pourquoi vous conservez chaque dirigeant et supprimez les contacts que vous n'utilisez plus.

Garder ses comptes à jour avec les alertes BODACC et les contrôles VIES

L'enrichissement n'est pas un nettoyage ponctuel. Les entreprises déménagent, changent de dirigeants, cèdent un fonds ou entrent en procédure collective, et ces événements sont publiés officiellement. Le jeu de données BODACC sur data.gouv.fr décrit le bulletin publié par la DILA : créations, ventes et cessions, procédures collectives, modifications et radiations, dépôts des comptes annuels, publiés cinq fois par semaine sous Licence Ouverte.

Dans Ostrata, les annonces BODACC arrivent comme événements en attente sur l'entreprise. Elles s'affichent dans le bandeau de la fiche et dans les relances de Pilot, et vous les validez ou les ignorez. Dans notre scénario, la règle est simple : toute annonce de procédure collective part à l'équipe finance avant la prochaine livraison à crédit.

Pour les numéros de TVA, la page VIES de la Commission européenne (en anglais) explique que VIES est un moteur de recherche qui interroge les bases de TVA nationales, et non une base de données. Une réponse « non valide » peut signifier que le numéro n'existe pas, ou qu'il n'est pas activé pour les échanges intracommunautaires. La Commission recommande aussi de conserver une trace de vos vérifications en cas de contrôle fiscal.

Que faire maintenant : un plan d'enrichissement sur une semaine

1. Jour 1 : activez le registre français dans Setup, et ajoutez le SIREN de vos 50 comptes les plus importants à partir des factures ou devis.
2. Jour 2 : enrichissez ces 50 comptes dans Operations et examinez chaque écart en attente. Notez quels champs l'équipe avait modifiés à la main, et pourquoi.
3. Jour 3 : recherchez par nom le lot suivant de comptes sans SIREN, et tranchez les correspondances ambiguës avec le responsable du compte.
4. Jour 4 : fixez votre règle d'import des dirigeants (qui, pour quels comptes) et appliquez-la.
5. Jour 5 : désignez qui examine les événements BODACC et dans quel ordre, puis fusionnez les doublons révélés par le SIREN.

Avant et après, en bref :

• Avant : des noms saisis de trois façons différentes, des adresses tirées d'un vieux fichier Excel, aucune forme juridique, et des décideurs connus d'un seul commercial.
• Après : un SIREN par compte, l'adresse officielle, la forme juridique et le code NAF, une courte liste de dirigeants identifiés, et des annonces légales qui parviennent à l'équipe plutôt qu'une facture impayée surprise.

Si vos données vivent encore dans des tableurs, commencez par notre guide pour migrer d'Excel vers un CRM, puis enrichissez. La logique anti-doublons est la même que dans notre guide sur les règles de duplication Salesforce : une clé stable vaut mieux qu'un rapprochement approximatif sur les noms. Et une fois les comptes propres, connecter Claude à votre CRM pour préparer vos rendez-vous donne des synthèses bien plus utiles.

Enrichir son CRM avec le SIREN est l'un des gains de qualité de données les plus rapides pour une équipe B2B française : un identifiant officiel par compte, des données légales issues de sources publiques, et une étape de revue qui protège vos propres corrections. Commencez par vos comptes prioritaires, limitez l'import des dirigeants, et traitez les événements BODACC comme une routine, pas comme une urgence. Ostrata propose une offre gratuite pour une personne et une offre PRO à partir de 17,10 € HT par utilisateur et par mois en facturation annuelle, d'après sa page des offres. Pour concevoir le modèle de données, les règles de revue et la migration, nos services d'intégration Ostrata et notre équipe migration CRM peuvent le mettre en place avec vous.