Pourquoi Salesforce coûte cher et comment y remédier
Salesforce est puissant, mais sans garde-fous, les coûts peuvent facilement grimper : licences inutilisées, profils surprovisionnés, modules complémentaires auxquels personne ne touche, bacs à sable qui accumulent discrètement des frais et conditions de renouvellement qui ne reflètent pas votre véritable utilisation. La bonne nouvelle : vous pouvez réduire considérablement vos dépenses sans nuire à l’adoption ou aux capacités. La clé réside dans une approche structurée et reproductible de l’optimisation des licences et des sièges, associée à une gouvernance continue et à une stratégie de renouvellement intelligente.
Vous trouverez ci-dessous 10 mesures pratiques et à faible risque que vous pouvez prendre pour réduire rapidement les coûts de Salesforce, ainsi que des conseils sur les outils, la gouvernance et un plan simple de 90 jours que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui.
Ce que vous pouvez contrôler maintenant ou lors du renouvellement
Leviers immédiats : récupérez les postes inactifs, adaptez la taille des utilisateurs à la licence viable la moins chère, supprimez les modules complémentaires inutilisés, réduisez les frais de sandbox/stockage, convertissez les rôdeurs en Chatter uniquement et automatisez le retrait.
Leviers de renouvellement : ajustez les SKU et les volumes, obtenez de meilleurs prix, cotermez/déplacez vers des rampes, échangez des étagères et verrouillez les protections contre les augmentations futures.
Étape 1 : Créer un inventaire de licences propre
Vous ne pouvez pas optimiser ce que vous ne pouvez pas voir. Commencez par avoir une idée complète et précise de qui possède quoi et s’il en a besoin.
Comment obtenir les données
Informations sur l'entreprise (configuration) pour les droits de licence globaux et le nombre restant.
Vue de liste d'utilisateurs ou rapport personnalisé sur les utilisateurs à exporter : nom, nom d'utilisateur, profil, licence utilisateur, licences de fonctionnalités (par exemple, utilisateur marketing, utilisateur de connaissances), groupes d'ensembles d'autorisations, dernière connexion, date de création et statut actif.
Historique de connexion pour évaluer la fréquence d'utilisation et les pics d'accès.
Packages installés pour les licences de packages gérés qui peuvent être facturées séparément.
Application Lightning Usage et Salesforce Optimizer pour l'adoption et les fonctionnalités inutilisées.
Normalisez et classez chaque utilisateur par rôle et fonction (ventes, service, back-office, partenaire, exécutif/leadership, analytique uniquement). Cette cartographie vous permet de comparer leur travail réel à la licence minimale dont ils ont réellement besoin.
Étape 2 : Audit de l'activité et définition des seuils d'inactivité
Les seuils basés sur les données rendent la récupération des sièges défendable et reproductible.
Que vérifier
LastLoginDate et LoginHistory : qui ne s’est pas connecté depuis 30/60/90 jours ?
Utilisateurs API uniquement : validez les comptes d'intégration et confirmez les propriétaires ; assurez-vous qu’ils sont distincts des utilisateurs humains.
Utilisation des objets : les utilisateurs de Sales Cloud créent-ils/modifient-ils réellement des prospects, des opportunités ou des campagnes ? Les utilisateurs du service travaillent-ils sur des dossiers ?
Vues de rapports/tableaux de bord : qui consomme uniquement des analyses et pourrait bénéficier d'une licence moins chère ?
Définir des politiques claires
30 jours d'inactivité : alerter le gestionnaire et l'utilisateur.
60 jours d'inactivité : gelez l'utilisateur et définissez un délai de grâce de 14 jours.
75 à 90 jours d'inactivité : désactivez, récupérez la licence et éventuellement convertissez-la en Chatter Free si un accès de collaboration uniquement est nécessaire.
Publiez ces seuils afin que les responsables sachent ce qui va se passer et quand. La transparence réduit les frictions et accélère les approbations.
Étape 3 : Récupérer les sièges inutilisés et dormants
C’est souvent le chemin le plus rapide vers des économies. La plupart des organisations constatent que 10 à 25 % des sièges sont inutilisés ou sous-utilisés.
Actions pratiques
Automatisez l'offboarding : connectez le SIRH à Salesforce (via SCIM/SSO ou iPaaS) pour geler puis désactiver les sortants à leur date de résiliation.
Vérifiez les entrepreneurs et les saisonniers : désactivez-les à la fin des contrats ; conserver un pool à faible coût pour les réembauches saisonnières.
Évitez de « geler pour toujours » : les utilisateurs gelés consomment toujours une licence. Gelez pendant de courtes périodes de grâce uniquement, puis désactivez pour récupérer.
Convertissez les rôdeurs : déplacez les collaborateurs en lecture seule vers Chatter Free s'ils n'ont pas besoin de fonctionnalités CRM.
Purgez les comptes en double et testez-les : consolidez et supprimez pour éviter le gaspillage de sièges et les risques de non-conformité.
Documentez chaque réclamation avec le nom d'utilisateur, l'accusé de réception du responsable et la date, afin de pouvoir restaurer l'accès si nécessaire et démontrer une gouvernance responsable.
Étape 4 : Redimensionner les utilisateurs à l'ajustement le moins cher
De nombreux utilisateurs détiennent des licences Sales ou Service Cloud sans utiliser les fonctionnalités CRM de base. Orientez-les vers des options moins coûteuses qui leur permettent néanmoins de faire leur travail.
Mapper les rôles sur une licence minimale viable
Utilisateurs intensifs en ventes : conservez Sales Cloud s'ils utilisent activement des pistes, des opportunités, des prévisions ou des campagnes.
Utilisateurs gourmands en services : conservez les fonctionnalités de Service Cloud pour les requêtes, Omnicanal, la création de connaissances ou la console de service.
Utilisateurs professionnels/back-office : envisagez les licences Salesforce Platform lorsqu'ils utilisent principalement des applications et des tâches personnalisées ou collaborent sur des comptes/contacts sans avoir besoin de pistes, d'opportunités, de campagnes, de prévisions ou de fonctionnalités de service avancées.
Collaboration uniquement : Chatter Free pour les utilisateurs qui ont simplement besoin d'afficher des flux, des groupes et des publications.
Accès SSO uniquement : envisagez des licences Identity pour vous authentifier auprès d'autres applications via Salesforce sans consommer une licence CRM complète.
Dans la mesure du possible, remplacez les profils larges par des groupes d’ensembles d’autorisations avec le moins de privilèges. Cela réduit la tentation d’acquérir une licence plus coûteuse uniquement pour accorder une seule capacité.
Évitez les faux pas courants
Ne rétrogradez pas les utilisateurs d’intégration ou les propriétaires d’automatisation ; gardez-les stables pour éviter de rompre les flux.
Validez les droits des applications : certains packages gérés nécessitent des types de licence utilisateur spécifiques : testez avant de déplacer les utilisateurs.
Pilotez d’abord : déplacez une petite cohorte, validez l’accès et les flux de travail, puis déployez-le à plus grande échelle.
Étape 5 : Convertir les Lurkers en accès gratuit ou à faible coût
Donnez aux gens ce dont ils ont besoin, et rien de plus.
Options pour réduire les coûts des sièges
Chatter Free : gardez des collaborateurs occasionnels dans la conversation sans payer pour les fonctionnalités CRM complètes.
Exécutifs en lecture seule : les tableaux de bord et les abonnements par courrier électronique peuvent suffire ; déterminez s'ils ont vraiment besoin d'un accès en modification ou de fonctionnalités CRM.
Licences d'identité : pour les utilisateurs qui ont principalement besoin de SSO et d'accès à d'autres applications via Salesforce en tant que fournisseur d'identité.
Parties prenantes externes : exploitez les connexions Experience Cloud pour les partenaires/clients, le cas échéant, au lieu des sièges internes.
Configurez des formulaires de demande simples : si un utilisateur Chatter ou Identity a besoin de fonctionnalités supplémentaires ultérieurement, il peut demander une mise à niveau temporaire avec l'approbation du responsable.
Étape 6 : Rationaliser les modules complémentaires et les produits basés sur l'utilisation
Les modules complémentaires s'accumulent rapidement : analyses, engagement, messagerie, IA, outils de territoire, etc. Validez le retour sur investissement et l'utilisation, puis réduisez.
Que faut-il évaluer
Sales Engagement, Inbox et autres modules complémentaires de productivité similaires : les licences sont-elles attribuées et utilisées ? Vérifiez l'affectation par rapport à l'utilisation active.
Capacités Einstein/IA : assurez-vous que les fonctionnalités sont activées pour les équipes qui les utilisent réellement ; abandonnez les essais et les consolidations qui n’ont jamais décollé.
Engagement numérique et messagerie : surveillez la consommation et optimisez les volumes pour éviter les excédents.
Modules complémentaires de communauté de partenaires ou de clients : alignez les tarifs basés sur la connexion ou les membres sur les modèles de trafic réels.
Packages gérés par des tiers : supprimez les étagères, récupérez les licences des packages et éliminez les outils qui se chevauchent.
Conseils de gouvernance
Bilan trimestriel avec busin
Propriétaires d'ESS : conservez une liste en direct des modules complémentaires, des propriétaires, des coûts, de l'utilisation et des dates de renouvellement.
Définissez une période de « valeur probante » de 90 jours pour les nouveaux modules complémentaires avec des indicateurs de réussite clairs.
Documentez les playbooks de réallocation afin que vous puissiez rapidement déplacer les licences complémentaires vers de nouveaux utilisateurs lorsque les rôles changent.
Étape 7 : optimiser les bacs à sable, le stockage et les organisations
Les frais généraux de la plate-forme font partie du coût total. Réduisez ce que vous n’utilisez pas et redimensionnez le reste.
Bacs à sable
Inventoriez tous les sandbox : propriétaire, objectif, dernière actualisation et dépendance aux versions de production.
Retirez-vous ou réduisez la taille : si un bac à sable complet est utilisé deux fois par an, envisagez la copie partielle ou Developer Pro.
Consolidez si possible : un trop grand nombre de sandbox augmente le temps d'administration et risque de dérive de configuration.
Stockage et conservation des données
Archivez les anciens enregistrements pour réduire les excédents de stockage de données ; définir des stratégies pour les requêtes, les activités et les objets personnalisés.
Utilisez des calendriers de conservation des données et des tâches de nettoyage pour empêcher une croissance incontrôlée.
Stratégie multi-organisations
Si vous exécutez plusieurs organisations, recherchez les ensembles d'outils en double et les modules complémentaires sous-utilisés dans les organisations.
Explorez la co-terminaison et les achats groupés pour améliorer la tarification et simplifier la gouvernance.
Étape 8 : Automatiser la gouvernance des nouveaux arrivants, des changements et des sorties et des licences
Les meilleures économies sont permanentes. Automatisez les processus afin que l’étalement des sièges ne revienne pas.
Modèles d'automatisation
Joiners : via SSO/SCIM, provisionnement automatique des utilisateurs avec un profil de base et un groupe d'ensembles d'autorisations minimal ; attribuer la licence la moins chère par défaut.
Déménageurs : utilisez le changement de service/rôle pour déclencher la révision des licences et les mises à jour des ensembles d'autorisations.
Quitter : geler à la date de résiliation, informer le propriétaire, puis désactiver et récupérer automatiquement la licence après la période de grâce.
Contrôles et approbations
Demandes d'accès en libre-service : catalogue de rôles avec options de licence prétarifiées et approbation du responsable.
Attestations d'accès trimestrielles : les responsables confirment qui a encore besoin de quelles licences et modules complémentaires.
Séparation des tâches : les administrateurs mettent en œuvre, les managers approuvent, les audits de sécurité.
Documentez tout dans un simple RACI et maintenez un runbook opérationnel afin que le processus survive aux changements de personnel.
Étape 9 : Préparez-vous au renouvellement comme un pro
Les grands résultats du renouvellement commencent 120 à 180 jours à l’avance. Apportez des données, des options et la volonté de dire non.
Construisez votre dossier de négociation
Base de référence d'utilisation : licences actuelles par rapport aux utilisateurs actifs, tendances inactives et utilisation des modules complémentaires.
Plan de demande sur 12 à 24 mois : embauches prévues, projets, pics saisonniers et opportunités de consolidation.
Alternatives : combinaisons de licences moins chères, consolidation des organisations ou remplacement des modules complémentaires par des fonctionnalités existantes.
Conditions à demander
Calendriers de rampe : quantité inférieure pour l'année 1 avec des augmentations prévues à mesure que l'adoption se développe.
Co-terminaison : alignez tous les SKU sur une date unique pour simplifier la gestion et améliorer l’effet de levier.
Droits d'échange : possibilité d'échanger des SKU inutilisés contre d'autres lors du renouvellement ou à mi-parcours.
Protection des prix : plafonner les hausses annuelles et sécuriser le blocage des taux sur plusieurs années.
Restitution des étagères : crédit pour les licences non utilisées appliqué à